Zákaznické centrum společnosti NISSAN Pravidla zpracování osobních údajů

Toto informační sdělení obsahuje úplné informace týkající se zpracování osobních údajů v průběhu poskytování služeb prostřednictvím Zákaznického centra společnosti NISSAN.

SPRÁVCE

Správcem je společnost Grand Automotive Central Europe Kft. (1124 Budapešť, Csörsz u. 49-51., e-mail: adatvedelem@nissan.hu), v jejímž zastoupení vystupuje jako zpracovatel společnost Grand Automotive Central Europe Kft. - odštěpný závod (Klimentská 1216/46, Nové Město, 110 00 Praha 1, e-mail: ochranaudaju@nissan.cz (dále jen „ naše společnost“ nebo „ my“ , včetně všech pádových tvarů).

ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracování Vašich osobních údajů je nutné a opodstatněné, abychom pro Vás mohli zajistit následující zákaznické služby:

V případě, že se na nás obracíte, umožňují nám Vaše osobní údaje odpovědět na Vaše dotazy, vyřídit Vaše žádosti, nároky nebo stížnosti – v případě potřeby i prostřednictvím autorizovaného prodejce NISSAN přímo uvedeného ve Vaší stížnosti nebo žádosti – a za pomoci těchto údajů Vám zajišťujeme přístup k našim zákaznickým službám a v této souvislosti Vás identifikujeme jako zákazníka. Je-li to nutné pro přezkoumání stížností a žádostí technické povahy, jsou údaje o vašem vozidle zaslány společnosti Nissan Automotive Europe S.A.S. (Francie) za účelem získání podpory při reagování na tyto stížnosti a žádosti a jejich odpovídajícím vyřízení.

Obracíte-li se na nás prostřednictvím naší zákaznické linky, je příchozí hovor s Vaším souhlasem nahráván. Se souhlasem dotčené osoby je zaznamenáván přesný čas a obsah hovorů přijatých zákaznickým centrem, které se týkají žádostí či stížností, a to za účelem ověření, že náš operátor postupoval v souladu s podmínkami zajišťování kvality služeb, a potvrzení přesného obsahu žádosti nebo stížnosti v rámci kontroly zákaznických reklamací.

ROZSAH ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V zájmu poskytování zákaznických a jiných souvisejících služeb a za účely uvedenými v tomto sdělení dochází ke zpracování následujících údajů o Vaší osobě:

• identifikační údaje: jméno a příjmení zákazníka; jedná-li se o právnickou osobu, jméno kontaktní osoby, typ zákazníka (fyzická osoba, obchodní společnost, flotila)
• kontaktní údaje: adresa zákazníka, telefonní číslo, e-mailová adresa
• údaje o motorovém vozidle: kód autorizovaného prodejce, typ opravy (záruka/údržba/hrazená mechanická oprava/opravy karosérie/opravy interiéru), číslo objednatele (listu) opravy, jeho kopie, čas zadání objednávky; doba na zpracování objednávky; počet najetých kilometrů; SPZ, identifikační číslo vozidla (VIN), informace o používání vozidla; servisní údaje, datum začátku záruční doby; datum odevzdání vozidla, kopie smlouvy o koupi a prodeji, kopie záručního listu
• předmět dotazu zákazníka
• obsah stížnosti, žádosti, popis závady

• zvukový záznam hovorů na zákaznické lince: samotný záznam (s uvedením času, místa a účastníků hovoru).

Zpracování těchto údajů je nutné k tomu, abychom Vás mohli identifikovat, kontaktovat Vás a abychom Vám také mohli poskytovat služby prostřednictvím našeho zákaznického centra. Poskytnutí údajů je dobrovolné, pokud je však nebudeme mít k dispozici, může se stát, že Vám nebudeme moci poskytovat služby zákaznického centra nebo vyřizovat Vaše stížnosti či žádosti. Nesouhlasíte-li s pořízením zvukového záznamu, můžete nás kontaktovat písemně, na e-mailové adrese zakaznickalinka@nissan.cz. Poskytnuté osobní nebo jiné údaje, které nejsme oprávněni zpracovávat (např. nejsou nutné k vyřízení žádostí zákazníků), odpovídajícím způsobem zničíme nebo anonymizujeme. V důsledku toho se může stát, že Vám nebudeme moci nadále poskytovat naše služby prostřednictvím zákaznického centra, případně vyřídit Vaše stížnosti nebo žádosti. Tato skutečnost Vám však bude odpovídajícím způsobem sdělena.

PRÁVNÍ ZÁKLADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Na základě výše uvedených účelů vycházíme při zpracování osobních údajů z následujících právních základů:

• v souvislosti s pořizováním zvukových záznamů hovorů na zákaznické lince vycházíme z Vašeho souhlasu uděleného podle článku 6, odst. 1, písm. a) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (Nařízení EU č. 2016/679, dále jen „GDPR“), resp. před účinností GDPR podle § 5, odst. 2 zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů (dále jen „souhlas“).

• v souvislosti se zodpovídáním Vašich dotazů a vyřizováním Vašich požadavků a stížností a dále v souvislosti s předkládáním, uplatňováním nebo ochranou právních nároků je zpracování nezbytné k uplatnění oprávněných zájmů správce podle článku 6, odst. 1, písm. f) GDPR, respektive podle § 5, odst. 2, písm. e) zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů (dále jen „právní základ oprávněného zájmu“).

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány za níže uvedenými účely a v souladu s níže uvedenými

právními základy:

Oprávněné zájmy a test proporcionality

Před zpracováním údajů uplatnila naše společnost tam, kde jsme při zpracování údajů vycházeli z našich oprávněných zájmů, test proporcionality. Při testu proporcionality jsme brali v úvahu vnitřní strukturu naší společnosti, naše vnitřní předpisy a jednotlivé jejich požadavky, povahu a účel služeb poskytovaných v rámci zákaznické podpory, povahu, typ a okruh osobních údajů zpracovávaných při poskytování služeb, jakož i množství očekávaných údajů a předpokládaný počet dotčených osob a dále vliv plánovaného zpracování údajů na práva a svobody dotčených osob. Na základě uplatněných testů proporcionality je naše společnost toho názoru, že plánované zpracovávání údajů nezasahuje nepřiměřeně do Vašich svobod a práv na ochranu osobních údajů, a tak oprávněné zájmy naší společnosti v souvislosti se zpracováním těchto údajů převáží.

V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se testu proporcionality nás kontaktujte na e-mailové adrese: ochranaudaju@nissan.cz.

Doba uchovávání osobních údajů

Zvukové záznamy pořízené v průběhu poskytování služeb zákazníkům uchováváme po dobu jednoho měsíce, v odůvodněných případech maximálně po dobu tří měsíců. Vaše dotazy jsou uchovávány po dobu jednoho roku. Doba uchovávání osobních údajů týkajících se případných občanskoprávních nároků vychází z promlčecí doby, v rámci které je možné daný nárok uplatnit v občanském soudním řízení (obecná promlčecí lhůta podle občanského zákoníku, zákona č. 89/2012 Sb. je tři roky). Pokud je v souvislosti s námi poskytnutými službami zahájeno soudní nebo správní řízení, zpracováváme osobní údaje i po celou dobu trvání řízení až do vydání konečného rozhodnutí.

Kdo má přístup k osobním údajům?

Přístup k Vašim osobním údajům mají v rámci naší organizace výhradně zaměstnanci, kteří vyřizují žádosti a stížnosti zákazníků. V případě potřeby jsou Vaše osobní údaje poskytnuty i autorizovanému prodejci na území České republiky, kterého jste uvedli ve své žádosti nebo stížnosti. Seznam autorizovaných prodejců NISSAN na území České republiky naleznete zde: https://www.nissan.cz/vyhledat-prodejce.html.

V případě nahlášení technické závady nebo jiné stížnosti technického charakteru – pokud je to zapotřebí k jejich prošetření a vyřízení – jsou údaje o Vašem motorovém vozidle zpřístupněny i společnosti NISSAN Automotive Europe S.A.S. (Francie) nebo v případě stížnosti technického charakteru i partnerským společnostem, kterými jsou společnost Nissan International SA se sídlem ve Švýcarské konfederaci a společnost Nissan Motor Co., Ltd. se sídlem v Japonsku, za účelem efektivního prošetření a vyřízení dané stížnosti.

Jaké záruky poskytujeme při předávání údajů do zahraničí?

Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s platnými právními předpisy České republiky a osobní údaje předáváme v rámci zemí Evropského hospodářského prostoru (EHP) i mimo ně – údaje tedy mohou být zpřístupněny jak společnosti NISSAN Automotive Europe S.A.S., tak i partnerským společnostem – společnosti Nissan International SA se sídlem ve Švýcarské konfederaci a společnosti Nissan Motor Co., Ltd. se sídlem v Japonsku. Pokud je potřeba předávat Vaše osobní údaje do zemí mimo EHP, probíhá takové předávání na základě rozhodnutí Evropské komise o přiměřenosti nebo například na základě smluvních závazků, které zaručují, že třetí osoba mající přístup k Vašim osobním údajům při nakládání s nimi zachovává stejnou úroveň ochrany, s jakou by tyto údaje byly chráněny, kdyby byly zpracovávány v rámci EHP. Ve všech ostatních případech zpracováváme osobní údaje se zárukou zachování jejich maximální bezpečnosti.

Pokud byste měli zájem o podrobnější popis odpovídajících záruk, které poskytujeme při předávání osobních údajů mimo země EHP, nebo pokud o nich potřebujete podrobnější informace, obraťte se na nás pomocí kontaktních údajů uvedených na konci tohoto memoranda.

Vaše práva

V souvislosti se zpracováním svých osobních údajů máte především následující práva:

1.            Právo na přístup k údajům: Máte právo získat od nás potvrzení o tom, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto zpracovávaným osobním údajům. Právo na přístup k údajům zahrnuje zejména přístup k následujícím informacím: účel zpracování, kategorie dotčených osobních údajů, příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou poskytnuty. Dále jste oprávněni vyžádat si od nás kopii osobních údajů, které zpracováváme. Za případné další kopie, o které požádáte, můžeme účtovat přiměřený poplatek na pokrytí administrativních nákladů.

2.            Právo na opravu: Máte právo vyžádat si, abychom opravili nesprávné osobní údaje, které se Vás týkají. S ohledem na účel zpracování máte také právo požadovat doplnění neúplných osobních údajů, například na základě předložení doplňujícího prohlášení.

3.            Právo na vymazání (právo „být zapomenut“): Máte právo si vyžádat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, a my jsme v takovém případě povinni Vaší žádosti vyhovět.

4.            Právo na omezení zpracování: Máte právo požádat o omezení zpracování svých osobních údajů. V takovém případě příslušné údaje označíme a budeme je zpracovávat výhradně za stanovenými, omezenými účely.

5.            Právo na přenositelnost údajů: Máte právo získat své osobní údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžné používaném a strojově čitelném formátu a právo předat tyto údaje jinému správci bez toho, že bychom Vám v tom jakkoliv bránili.

6.            Právo vznést námitky: Máte právo vznést kdykoliv z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace námitky proti zpracování svých osobních údajů a v takovém případě se může stát, že již nebudeme dále moci Vaše osobní údaje zpracovávat. Pokud jste oprávněni vznést námitky proti zpracování svých osobních údajů a toto své právo uplatníte, nebudou již Vaše údaje dále zpracovávány. Uplatnění práva vznést námitky není spojeno s žádnými náklady ani poplatky.

7.            Právo podat stížnost: Máte právo podat v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů České republiky (Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7), tel. č.: +420 234 665 111, e-mail: posta@uoou.cz).

Kontaktní údaje

Svá práva můžete uplatnit zejména tak, že nás budete kontaktovat na e-mailové adrese ochranaudaju@nissan.cz (v předmětu e-mailu uveďte: „Žádost o ochranu osobních údajů“) nebo nám napíšete na naši korespondenční adresu ( Grand Automotive Central Europe Kft. - odštěpný závod, Klimentská 1216/46, Nové Město, 110 00 Praha 1).